ERP Là gì? ERP Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu

Tìm hiểu về ERP, phần mềm quản lý đa năng dùng trong các doanh nghiệp Trên hệ thống máy chủ chất lượng cao.

Hệ thống phần mềm ERP-Life phục vụ cho việc quản lý tổng thể doanh nghiệp,giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động từ việc mua hàng, bán hàng, sản xuất cho đến việc quản lý đội ngũ nhân viên, hệ thống tài liệu, hệ thống tài chính kế toán…

ERP Là gì?

ERP là phần mềm trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói một cách văn hoa hơn, ERP là phần mềm phục vụ việc Tin học hoá tổng thể doanh nghiệp.

Đây là khái niệm tổng quát theo cách nhìn nhận của EFFECT. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị…) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn.

Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này, tuy nhiên trên thực tế khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP khác cả ngoại và nội.

Ví dụ:

Module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP.

Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp, đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả là các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất…) nên nếu module này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu.

Thực tế thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp lại tỏ ra “vô cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về một module phần mềm “Quản lý cổ phần và cổ đông” và module này có mối quan hệ chặt chẽ với module kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu chúng ta hiểu ERP trên khía cạnh phần mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì module này cũng nên được tích hợp và là thành phần của hệ thống ERP.

Tóm lại bạn chỉ nên hiểu khái niệm ERP một cách đơn giản nhất là: ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.

Kiến thức liên quan: Nguyên nhân và cách khắc phục máy trạm không kết nối với máy chủ?

ERP Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu

Đối với một phần mềm ERP, việc chuẩn hóa quy trình là triển khai các đề xuất cải tiến ở bước một. Đó có thể là chỉnh sửa các tính năng có sẵn để đáp ứng đặc thù của một ngành, của doanh nghiệp hoặc viết thêm hệ thống xử lý thông tin riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp và theo quy định của pháp luật.

Cụ thể, nhà cung cấp sẽ quyết định các biểu mẫu, báo cáo nào trong giải pháp của họ phù hợp với doanh nghiệp, cái nào cần bổ sung các mục thông tin cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp. Họ có thể bổ sung thông tin để hoàn chỉnh một số biểu mẫu, báo cáo mà doanh nghiệp đang sử dụng. Ngoài ra, nhà cung cấp cũng sẽ xây dựng mới các biểu mẫu, báo cáo. Việc chuẩn hóa dữ liệu bao gồm việc chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống ERP mới và đưa các dữ liệu phát sinh hàng ngày vào cơ sở dữ liệu.

Chạy thử

Chương trình chạy thử trên máy chủ trước khi chính thức đưa vào hoạt động là để kiểm tra xem chương trình có chạy đúng với các số liệu giả định hay không, thường được sử dụng trên hình thức thuê server trên datacenter để tiết kiệm chi phí. Hơn nữa, các chỉnh sửa, bổ sung mới triển khai cũng cần được kiểm tra xem có phối hợp nhịp nhàng với các thành phần khác của hệ thống hay không. Ngoài ra, việc chạy thử trên máy chủ còn giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện ích và tính ổn định của chương trình nhằm giảm thiểu những rắc rối có thể phát sinh về sau.